WIENXTRA ist eine Organisation für alle Kinder und jungen Menschen in Wien. Feste, Musik, Kino, Infos, Bildung, Spiel oder Medien – WIENXTRA lädt ein, mitzumachen und die Stadt zu gestalten. WIENXTRA arbeitet mit der Stadt Wien und ganz besonders mit deren Fachbereich Jugend eng zusammen.

WIENXTRA sucht ab 1.10.2026

eine*n Mitarbeiter*in für das WIENXTRA-Institut für Freizeitpädagogik (IFP)

für 30-35 Wochenstunden (fallweise Abend- und Wochenendeinsätze).

Das erwartet dich:

Als Bildungsmanager*in am IFP sorgst du dafür, dass rund um Kursbuchungen und Kund*innenbetreuung bei uns alles rund läuft. Gemeinsam mit Kolleg*innen wickelst du Bildungsveranstaltungen administrativ ab und bist deswegen eine wichtige Ansprechperson für Kund*innen und Referent*innen bei Bildungsveranstaltungen und in unserer Fachbibliothek. 

Punktuell übernimmst du auch Aufgaben oder Verantwortung bei anderen IFP-Projekten (z.B. IFP-Tagung, Ausstellungen) sowie redaktionelle Tätigkeiten. Insgesamt stehst du bei deiner Arbeit in engem Austausch mit anderen WIENXTRA-Abteilungen wie etwa Finanz und Personal sowie externen Kooperationspartner*innen.

Hauptaufgaben:

• Teilnehmer*innenmanagement: Persönliche Betreuung inkl. Erstauskunft, Beratung zu IFP-Angeboten, Bibliotheksverleih, Beschwerdemanagement
• Kursmanagement: Bearbeitung von Anmeldungen, Vergabe von Plätzen, Verwaltung von Zusagen, Wartelisten und Nachrücker*innen und Abwicklung der Verrechnung (Rechnungserstellung, Stornos, Gutschriften, Mahnungen etc.)
• Qualitätsmanagement & Monitoring: Teilnahme- und Ausleih-Statistiken, Feedbackauswertung und daraus resultierende Qualitätsmaßnahmen
• Betreuung der Referent*innen: Vertragserstellung, Einholung von Skripten und Materialkoordination
• Koordination von freien Dienstnehmer*innen
• DSGVO-konforme Verarbeitung und Aktualisierung von Personen- und Organisationsdaten
• Strukturierung und Weiterentwicklung der administrativen Bildungsmanagementprozesse am IFP

Darauf freuen wir uns: 

• Abgeschlossene Ausbildung oder mehrjährige einschlägige Berufserfahrung in einem vergleichbaren Tätigkeitsfeld
• Projektmanagement- und Bildungsmanagementkompetenzen
• Gute Kenntnisse der Wiener Kinder- und Jugendarbeit
• Digitale Kompetenzen (Routinierte Anwendung MS-Office; Erfahrung im Umgang mit E-Learning- und Videokonferenzplattformen, Social Media, CMS, etc.) und Bereitschaft, sich neue Kenntnisse anzueignen
• Serviceorientiertheit und Kommunikationsfähigkeit
• Organisationsfähigkeit und Flexibilität (punktuell Wochenend- und Abendeinsätze)
• Selbstständige und teamorientierte Arbeitsweise
• Bereitschaft zur Weiterbildung
• Mehrsprachigkeit ist von Vorteil

Das bieten wir:

Abwechslungsreiches Arbeitsgebiet in einem erfahrenen und multiprofessionellen Team, selbstständiges Arbeiten mit flexiblen Arbeitszeiten, sehr gutes Arbeitsklima, individuelle Weiterbildungsangebote, Diensthandy (auch zur privaten Nutzung), Homeoffice/Telearbeit lt. Betriebsvereinbarung möglich.

Informationen über uns: ifp.at

Die Stelle ist in der Beschäftigungsgruppe IV eingestuft. Die Bezahlung erfolgt auf Basis des internen Gehaltsschemas und unter Anrechnung der Vordienstzeiten, mind. EUR 2.228,71 brutto für 30 Wochenstunden/ mind. EUR 2.600,16 brutto für 35 Wochenstunden. 

Wir wertschätzen Vielfalt und begrüßen daher alle Bewerbungen – unabhängig von Geschlecht, Nationalität, ethnischer und sozialer Herkunft, Religion/Weltanschauung, Behinderung, Alter sowie sexueller Orientierung und Identität.

Das klingt alles gut für dich?

Dann freuen wir uns auf deine Bewerbung (Motivationsschreiben und tabellarischer Lebenslauf als PDF) bis 26.7.2026 an Johanna Tradinik (Einrichtungsleitung WIENXTRA-IFP) unter johanna.tradinik@wienxtra.at  

Du hast Fragen zur Stelle? Dann ruf gerne an unter: 01/909 4000 83417

Die Bewerbungsgespräche finden ab KW 31 statt. 

Datenschutzhinweis: Bewerbungsunterlagen und personenbezogene Daten von Bewerber*innen werden für das Bewerbungsverfahren elektronisch verarbeitet und längstens 6 Monate aufbewahrt. Weitere Informationen: wienxtra.at/datenschutz